AKASSI LYDIE RACHEL KOUADJA Epse SY
ABIDJAN
Profil professionnel
Secrétaire de poste avec 3 ans d'expérience, je gère efficacement l’accueil, la communication et l’organisation des agendas. Polyvalent et rigoureux, je suis reconnu pour ma capacité à travailler sous pression tout en maintenant une excellente qualité de service. Mon sens de l’organisation et ma discrétion font de moi un atout précieux pour toute équipe.
Secrétaire de poste avec une solide expérience en gestion administrative et accueil, spécialisé dans l'organisation d'agendas et la communication. Rigueur, autonomie et sens du service client sont mes principales qualités.
Vue d'ensemble
13
13
years of professional experience
Expérience
secretaire de poste
Ministere de L'Enseignement Technique, de la Formation Professionnelle et de l' Apprentissage
abidjan/plateau
2023.03 - Actuel
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Préparation et gestion des dossiers administratifs pour les réunions de comité.
- Coordination des activités entre différents départements pour garantir une communication fluide.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Gestion administrative et logistique des événements réceptifs en prenant en charge les commandes, les réservations et l'accueil.
- Traitement des demandes de réservation des salles, gestion du planning, des clés et du matériel.
- Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
- Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
archivage électronique
PROSUMA
abidjan/zone3
2021.11 - 2022.12
- Archivage électronique et physique des documents commerciaux pour faciliter le suivi et la recherche d'informations.
- Organisation et archivage électronique des dossiers et documents pour faciliter l'accès à l'information.
- Tri classement et archivage des documents selon les normes de conservation en vigueur.
- Classement et archivage des dossiers selon les procédures internes établies.
- Archivage et classement des documents relatifs au suivi clientèle, garantissant une organisation efficace du service.
- Archivage sécurisé des documents médicaux conformément aux normes légales de protection des données personnelles.
- Classement et archivage de la documentation interne dans les dossiers papiers et informatiques.
- Gestion du courrier électronique , tri, réponse ou transfert vers le bon interlocuteur si nécessaire.
- Organisation efficace du classement et de l'archivage des dossiers pour faciliter leur consultation ultérieure.
- Archivage et organisation des fichiers numériques selon les demandes spécifiques des clients ou supports médiatiques.
- Gestion administrative liée aux activités de communication , archivage, mise à jour des documents internes.
- Gestion et archivage des dossiers patients, en assurant la traçabilité des examens réalisés.
- Archivage des documents comptables dans la base de données.
- Suivi de la facturation et des paiements, classement et archivage des factures et des avoirs.
- Classement et archivage des documents liés au service après-vente selon les procédures internes.
- Traitement des mails : rédaction des réponses, classement et archivage des courriels.
- Archivage et classement rigoureux des documents relatifs aux affaires traitées.
- Tri des fonds collectés selon les règles et procédures définitions par la politique d'archivage de l’entreprise.
- Gestion et archivage des informations et de la documentation du service.
- Classement archivage et mise à jour des dossiers financiers pour faciliter l'accès rapide aux informations pertinentes.
- Classement et archivage électronique ou physique des documents importants dans le respect des procédures internes.
- Classement et archivage électronique des documents pour faciliter leur consultation ultérieure.
- Gestion de la numérisation et de l'archivage électronique des documents physiques.
- Tri et archivage électronique des documents importants pour faciliter leur recherche ultérieure.
- Classement et archivage électronique et physique des documents pour assurer une bonne organisation administrative.
- Classement et archivage électronique des documents juridiques pour faciliter l'accès aux informations.
archivage electronique au scanninge center
GS2E /CIE
abidjan/ plateau
2013.02 - 2013.12
- Archivage des documents selon le plan de classement.
- Organisation et gestion des archives, classement des documents, respect des normes de conservation.
- Traitement et tri des nouveaux documents entrants, vérification de leur authenticité et pertinence.
- Numérisation des documents et mise à jour régulière de la base de données pour faciliter l'accès aux informations.
- Collaboration avec les services internes pour répondre aux demandes d'information et fournir les documents requis.
- Suivi et respect des réglementations en matière de confidentialité, protection des données personnelles et droit d'auteur.
- Traitement des demandes de recherche envoyées par mail et courrier.
- Mise à jour des procédures d'archivage.
- Acquisition de documents pour le fonds d'archive.
- Gestion des destructions d'archives avec les prestataires.
- Gestion des éliminations, remplissage des bordereaux et organisation des destructions matérielles dans le respect des procédures.
- Définition d'une politique d'archivage dans le respect des obligations légales.
- Collecte des documents auprès des différentes sources, tri et traitement afin de conserver les pièces requises.
- Coordination avec les prestataires spécialisés en charge du stockage physique et/ou numérique des archives.
- Mise en place d'un plan de sauvegarde pour prévenir les risques liés à la perte ou à la dégradation des archives.
- Inspection des espaces de conservation pour garantir les bonnes conditions de stockage.
- Rédaction d'instruments de recherche, d'intégration et d'indexation conformément aux normes de description archivistique.
- Accueil téléphonique et physique des usagers, aide à la localisation et à la consultation des archives.
- Recherche documentaire approfondie afin de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs internes et externes.
- Élaboration d'un plan de classement adapté à la nature et au volume des archives.
- Accompagnement des visiteurs dans leurs recherches documentaires.
- Animation de visites, découverte des archives auprès du public.
SECRETAIRE DE DIRECTION
SDTIA
ABIDJAN / MARCORY
2012.10 - 2012.11
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires de l'entreprise.
- Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant (tri, distribution interne, affranchissement).
- Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Accueil physique des visiteurs à leur arrivée, traitement des demandes de renseignement, orientation des personnes vers les interlocuteurs recherchés, réception des messages.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Suivi des dossiers clients, saisie informatique, actualisation des données dans les tableaux de bord, classement et archivage des documents.
- Rédaction et mise en forme de documents officiels, tels que rapports, présentations et courriers.
- Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Classement et archivage électronique ou physique des documents importants dans le respect des procédures internes.
- Traitement du courrier postal entrant, lecture et tri, transmission des documents aux personnels concernés, affranchissement et gestion des envois des lettres classiques et des recommandés.
- Traitement des communications clients, fournisseurs et collaborateurs par téléphone, courriers électroniques et postaux.
- Traitement des notes de frais et suivi administratif des dépenses liées aux activités professionnelles.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Rédaction et diffusion de courriers électroniques, lettres et rapports pour garantir une communication fluide.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
- Gestion des fournitures de bureau, commande de nouveaux stocks dans les limites du budget alloué.
secrétaire de direction
BNETD
ABIDJAN/COCODY
2011.02 - 2011.04
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires de l'entreprise.
- Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant (tri, distribution interne, affranchissement).
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Accueil physique des visiteurs à leur arrivée, traitement des demandes de renseignement, orientation des personnes vers les interlocuteurs recherchés, réception des messages.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
SECRETAIRE DE DIRECTION
CIAT
ABIDJAN COCODY
2010.04 - 2010.05
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires de l'entreprise.
- Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant (tri, distribution interne, affranchissement).
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
- Accueil physique des visiteurs à leur arrivée, traitement des demandes de renseignement, orientation des personnes vers les interlocuteurs recherchés, réception des messages.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Traitement des communications clients, fournisseurs et collaborateurs par téléphone, courriers électroniques et postaux.
Formation
BTS - ASSISTANAT DE DIRECTION
LYCEE PROFESSIONNEL COMMERCIAL DE YOPOUGON
ABIDJAN /YOPOUGONBT - SECRETARIAT BUREAUTIQUE
LYCEE PROFESSIONNEL COMMERCIAL DE YOPOUGON
ABIDJAN BEPC -
COLLEGE LEOPOLD CEDAR SENGHOR
ABIDJANCompétences
- Gestionnaire d'emails
- Capacité à travailler sous pression
- Saisie informatique rapide
- Gestion du temps efficace
- Autonomie professionnelle
- Prise de notes rapide
- Planification sur agenda électronique
- Adaptabilité aux changements
- Adaptabilité au changement
- Gestion des agendas
- Logiciel traitement de texte
- Prise d'initiative
- Empathie envers les autres
- Prise de décision rapide
- Bon sens relationnel
- Autonomie
- Rigueur
- Discrétion
- Standard téléphonique
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion des priorités
- Classement
- Techniques de communication
- Comptes rendus
- Sens du service client
- Accueil téléphonique
- Classement de documents
- Gestion des fournitures
- Sens de la négociation
- Préparation des réunions
- Techniques de prise de notes
- Méthodes de classement
- Polyvalence
- Techniques d'archivage
- Saisie informatique
- Flexibilité
- Suivi administratif
- Techniques de classement
- Traitement du courrier
- Modalités d'accueil
- Relations fournisseurs
- Travail en équipe
- Classement des dossiers
- Traitement des appels téléphoniques
- Accueil des visiteurs
- Tenue de standard téléphonique
- Sens de l'organisation
- Capacité de concentration
- Outils de gestion de projet
- Gestion du stress
- Confidentialité
- Discrétion professionnelle
- Traitement de l'information
- Adaptabilité
- Réactivité
- Base de données
- Patience et persévérance
- Synthèse de documents
- Résolution de problèmes
- Rédaction de courriers
- Aisance relationnelle
Informations complémentaires
- Voyages : MAROC, SENEGAL, DUBAI, GHANA
- Passion pour la cuisine Africaine
- Passion pour les cultures étrangères
- Passion pour les films d'action, de sniper ....
- Cinéma
- Cuisine du monde
- Lecture
- Musique
- Cuisine
- Passion pour les cuisines du monde
Langues
Français
Courant
Anglais
Débutant
Chronologie
secretaire de poste
Ministere de L'Enseignement Technique, de la Formation Professionnelle et de l' Apprentissage
2023.03 - Actuel
archivage électronique
PROSUMA
2021.11 - 2022.12
archivage electronique au scanninge center
GS2E /CIE
2013.02 - 2013.12
SECRETAIRE DE DIRECTION
SDTIA
2012.10 - 2012.11
secrétaire de direction
BNETD
2011.02 - 2011.04
SECRETAIRE DE DIRECTION
CIAT
2010.04 - 2010.05
BTS - ASSISTANAT DE DIRECTION
LYCEE PROFESSIONNEL COMMERCIAL DE YOPOUGON
BT - SECRETARIAT BUREAUTIQUE
LYCEE PROFESSIONNEL COMMERCIAL DE YOPOUGON
BEPC -
COLLEGE LEOPOLD CEDAR SENGHOR